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Gestión de Gastos

Administración eficiente de los gastos de la empresa
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Descripción

La aplicación Gestión de Gastos permite llevar el control de los gastos de la empresa de manera eficiente. A través de la aplicación controla cuáles son los gastos que se pueden realizar para así evitar las compras de productos/servicios no autorizados en la empresa. Con el fin de tener una mejor administración, la aplicación permite categorizar todos y cada uno de los gastos de la empresa, así tienes información objetiva y puntual sobre las categorías que generan un mayor o menor gasto en la empresa.

De manera general, la tarea de gestión de gastos de la empresa recae sobre un miembro o un conjunto reducido de éstos, por lo tanto en ocasiones no tienen un conocimiento global de las diferentes necesidades de la empresa. Para evitar este escenario, la aplicación incorpora la función de sugerencias de gastos. Esta función permite que cualquier miembro del personal realice sugerencias sobre los gastos que éste considere necesarios. Así, la persona encargada o encargadas de los gastos aprueben o no, estas solicitudes. En el caso de una sugerencia aprobada, ésta se convierte de manera automática en una orden de gastos.

Debido a que los gastos de la empresa forman parte de la situación fiscal y financiera de la empresa, la aplicación permite crear el reporte de catálogo de cuentas que posteriormente puede ser enviado al SAT para cumplir con las atribuciones fiscales. Así, el personal a cargo de los gastos no requiere tener conocimiento acerca del formato y/o estructura del reporte de catálogo de cuentas que solicita el SAT; la aplicación convierte tú catálogo de cuentas en el formato adecuado. Aunado a ello, para los gastos que apliquen, la aplicación permite administrar la depreciación y amortización de los bienes.

Gastos

Organiza y clasifica los gastos de tu empresa, de manera fácil y rápida. La aplicación te permite registrar los diferentes conceptos de gastos que maneja tu empresa. Con el fin de organizar los gastos, la aplicación ofrece la funcionalidad de asignar cada gasto a una categoría.

Para facilitar la administración de los gastos de tu empresa, cada concepto de gasto se puede definir como recurrente o no recurrente. Esto es, tomando como referencia que existen gastos que las empresas deben cubrir de manera periódica, la aplicación te permite definir la recurrencia del gasto (i.e. cada lunes, cada día 10 de mes, cada marzo, cada quincena), el costo de cada gasto y notas adicionales. Para registrar un gasto, sólo requieres definirlo como no recurrente.

Sugerencia de operaciones

Facilita la comunicación, atiende las inquietudes y/o solicitudes de tu personal, a través de la administración de las sugerencias de operaciones. Tomando como referencia el hecho de que, las diferentes áreas de la empresas cuentan con necesidades ocasionales, la aplicación permite el registro de sugerencia de operaciones (órdenes de gastos).

Las sugerencias de operaciones pueden ser generadas por cualquier usuario que tenga acceso a la aplicación gestión de gastos; sólo aquellos usuarios con un rol superior, tienen la facilidad para definir cada sugerencia como aceptada o no. Además, para facilitar el proceso de convertir una sugerencia de operación en una orden de gastos, una vez que la sugerencia ha sido aceptada, la aplicación permite generar una orden de gasto a partir de la sugerencia, esto de manera rápida y sencilla. Así, no es necesario realizar nuevamente la captura de los gastos de la sugerencia.

Órdenes de gastos

Mantén el control y organización de tus órdenes de gastos con la funcionalidad de la aplicación gestión de gastos. Con el fin de tener un panorama completo y preciso de los gastos de tu empresa, una orden de gastos integra diferentes estatus de acuerdo a la situación en la que se encuentre. Los estatus hacen referencia al aspecto económico, pago y de la orden por si misma.

A partir de los estatus de las órdenes de gastos, se tiene conocimiento de aquellas órdenes se han completado, de aquellas que han sido o no pagadas, y del tipo de pago que utilizó para saldar cada una de las órdenes. Con el fin de mantener un control total sobre los gastos, sólo es posible generar órdenes con los conceptos que previamente fueron registrados. De esta manera, se evitar la duplicidad de información y la ambigüedad en cuanto a los conceptos de gastos que se utilizan en la aplicación.

Con respecto a la integridad de la información de las órdenes de gastos, la administración de las órdenes integra diferentes reglas que evitan el hecho de cambiar los estatus de manera deliberada por parte del personal no autorizado. Así, la aplicación no permite cambiar una orden que está definida como pagada a incompleta.

  • Funciones
    • Administración de gastos.
    • Clasificación de gastos.
    • Manejo de gastos recurrentes.
    • Administración de órdenes de gastos.
    • Administración de pagos de órdenes de gastos.
    • Administración de sugerencia de gastos.
    • Administración del catálogo de cuentas SAT (Próximamente).
    • Compatibilidad de tu catálogo de cuentas con el catálogo del SAT (Próximamente).
  • Beneficios
    • Previene el retraso de pagos.
    • Obtén un panorama global de tus gastos.
    • Facilita tu contabilidad electrónica.
    • Facilidad de uso.
    • Identifica de manera rápida las necesidades de tu empresa.

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